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遅くなりましたが議事録です

 投稿者:豊田メール  投稿日:2008年12月25日(木)09時23分50秒
  通報 返信・引用
  お疲れ様です。遅くなりましたが12月6日議事録できましたので、掲載します。文字量多いので携帯で見るにはきついと思いますが・・・。ま、何事もためしてみましょう。念のため、欠席者にはメールと郵送でも送っておきます。確認お願いします。


12月6日 校友会会議 議事録
作成日 平成20年12月9日
作成者 仲田 貴好
出席者 山脇、吉本、片平、豊田、梅田、宮崎、星本、前川、清水、米田、水嶋、森田、仲田
以上 敬称略

①会則について
・学院から提出された会則案の検討
■意思決定機関の明確化を図る
    評議会、総会の関係を明確化
評議会での意思決定が強くなり、総会が軽くなるのを防ぐ
12条 総会は評議委員会の議を経て・・・の文面等
       学院案「評議委員会において」⇒修正案「評議委員会の議を経て、総会におい
           て」と総会が最高議決機関であることは維持する。どうしても緊急的に決めなければならない事項は、評議委員会にて議決して、総会での事後承認とする。またそれらの決定事項を郵送物等で全会員に知らせることも必要である。
評議会、学院関係者の人数割合の明確化(意思決定に反映する)
評議委員、監査役に学院関係者を1名ずつ入れたい(学院長指名)
7条(7)参照
           学院案では、「顧問」の定数が決まっておらず、その上学院関係者を顧問に多数送りこんで議決においても学院主導になりかねない。
これに対して評議会:学院関係者の割合 4:1とする案、顧問の定
数を定める案、等あり
■相談役、顧問等の役職の位置づけが曖昧である⇒豊田から相談役の規定が抜けているのは我々のミスである。申し訳ない。ただし、相談役・顧問の違いが明確でない。それぞれの役職の役割を考え(場合によっては統一?)、他の役職同様明文化したい。
■在校生委員の復活、位置づけを検討⇒豊田から在校生委員については各委員に属することをイメージしていたので、一つの委員会としては作らなかった。
■今年度の総会で承認してもらった委員のうち半数が「幽霊委員」になっている、具体的な形・方法は今後検討するとして、イベント補助など協力してもらえるよう働きかけることに。⇒総務委員会主導で
■付則について 学院案では修正会則の運用を平成21年4月1日からとあるが、やはり総会での承認を得るため、次年度総会日からの運用としたい。

今日の会議内容を反映させて、次回会議に提出。今後も会議にて議論を重ね、6月の総会までに内容を固めて承認を採る。
②各委員会からの議題

(1)企画委員会
・新年互例会について
開催日 平成20年1月18日(日) 19時開始(18:30受付開始)
場所  イタリア創作料理モリシタ(去年と同じ場所)

今回は時間の都合上去年と同じ企画で行いますが、今後校友会独自の企画
を立案していく。

・勉強会について
勉強会のクーポン券を作る企画あり
卒業生、校友会メンバーに配布し、校友会の知名度を上げる
在校生に配布する案もあり

(2)広報委員会
・ホームページ(HP)作成について
いきなりHP作成ではなく、現存する「アムス校友会ブログ」を継続維持し、情報収集、管理法を確立させてから、HP移行を考慮する
・現3年生への求人広告を作成に関する意見
求人広告について
掲載について募集基準、労働条件基準を決める
内容虚偽についての対応(責任問題)
・新聞、求人広告にかかわらず、広告料をもらい経費削減を図る
・ネット環境の整った広報委員の補充人員を望む

(3)財務委員会
・校友会費未払い者の対応について
分割案(在学中に1年1万円ずつ納めてもらい、残りを卒後に納めてもらう⇒管理・交渉は財務委員+事務局にて)あり
・ 謝礼案提示
報酬ではなく謝礼とし交通費&時給計算で謝礼とする
交通費実費案あり
・ 通信費用の検討
各委員長、学院職員に分配し、各人の負担を抑える
WILLCOM、E-Mobile等を検討⇒会議時点では2名(会長と学院事務職員)で1万5千円弱の費用がかかっていたため、PHS系の携帯を利用することで、費用を抑え多くの人間が使えるようにして、会長や各委員会、学院との連携をとりやすくする

(4)総務委員会
・今後の会議運営について
次回役員会の準備
日程について
事前に総務委員会を開き、会議日程の候補日を選択
会長に会議日程の候補日を報告
候補日を連絡網にて回覧する
会長にて会議日程を決定
決定日を役員に連絡網にて回覧する

準備スケジュールについて
「資料配布(郵送日)日…会議の約1週間~3日前を目安とする
→「各委員会からの資料(この2ヶ月間の活動記録・会議議題・資料・決めたい事柄)の提出締め切り日⇒これは更にその1週間前」

→「会議の実施連絡と各委員への資料(議題・資料・決めたい事柄)提出依頼⇒これはさらにその3週間前」

議題について
会議前に、事前に各役員は「当日の議題と資料」「当日何を決めたいのか」を
明確する
会議当日は「意見のぶつけ合い」と「結論を決める」「結論に対してそれぞれの委員会がどう動くかを決める」

資料配布について
資料配布はパソコンでのメール添付かFAXでなるべく配布したい。郵送はしない方向で検討したい。(郵送でのコスト削減とタイムロスを無くすため)
⇒梅田君よりインターネットの掲示板を利用したいとの提案あり。すぐ作れるので、皆で試験的に活用してみることになった(URL: http://6702.teacup.com/ams/bbs

③学院から
今後学院の行事として、「新入生 入学前説明会」「卒業式」「入学式」と続くがそれぞれの行事の中でできるだけ校友会をアピールする場を作りたい。
今後広報委員中心に連携をとっていきましょう。
11月29日に実施された忘年会にて、学院より賛助金として5万円をいただいた。また機会があれば、葉室代表理事や國分学院長にお礼の気持ちを伝えてください。
 
 
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